التخطي إلى المحتوى
طريقة كتابة خطاب رسمي بالخطوات
طريقة_كتابة_الخطابات_الرسمية

يوجد عدة أسباب تجعلنا نكتب خطاباً رسمياً من مؤسسة لأخري ، فهي وسيلة التخاطب بين المؤسسات، تسهل الإجراءات وتقرب المسافات وتختصر الوقت، ويمكن الرجوع لها في أي وقت، ويمكن إستخدامها في الرسائل التجارية.

أنواع الخطابات الإدارية الرسمية

الخطابات الرسمية

هي الخطابات المتعلقة بالوظائف والأعمال، مثل القرارات الإدارية والتعاميم الإدارية والإستدعاءات وغيرها.

الخطابات التجارية

وهي المختصة بالأغراض التجارية مثل الخطابات الدعائية وغيرها.

طريقة كتابة خطاب رسمي

  • تحديد سبب الخطاب لتحديد طريقة كتابته وصياغته، فتختلف الخطابات الرسمية عن التجارية في نصها.
  • نبدأ في تحديد أدوات كتابة الخطاب، والتي تتكون من ورق يحتوي على شعار الشركة، ويكتب في ملف وورد، وإختيار خط Arial بحجم 16، أما في حالة كتابته يدوياً فيفضل إستخدام قلم أزرق لسهولة تمييز الأصل عن الصور فيما بعد، لا يتم وضع برواز وترك مسافة سطر ونصف بين كل سطر وآخر.
  • يبدأ الخطاب بالسلام، ثم يكتب إسم الشخص والجهة الموجه لها الخطاب، ثم التحية وكتابة السيد/…. وفي السطر الذي يليه نكتب تحية طيبة وبعد، ثم نبدأ في كتابة الخطاب.
  • يجب أن يكون الكلام في متن الخطاب دقيق وواضح ومختصر دون إنقاص المعلومات الأساسية والهامة، ويفضل تقسيمه إلى نقاط حتى يكون أكثر وضوحاً وتفصيلاً.
  • في نهاية الخطاب تكتب خاتمة تحية مثل “ولكم جزيل الشكر”، ثم نكتب مرسله لسيادتكم وإسم جهة الإرسال سواء فرد أو مؤسسة، ثم التوقيع.
إقرأ أيضا :   الاعلان الرسمى لوظائف وزارة الدولة للهجرة للجنسين - للتقديم هنا

أمور هامة عند كتابة خطاب رسمي

  • يجب أن تكون الكلمات واضحة ودقيقة والمعلومات صحيحة ويخلو من أي أخطاء لغوية.
  • يجب أن يكون الخطاب موضوعي وتجنب أي مدح أو أسلوب أدبي والمحسنات البديعية.
  • يجب أن يكون الخطاب موجزاً ومختصراً ولكن دون إخلال بالمعنى.
  • يجب أن يتسم الخطاب بالرسمية في الأسلوب.
  • يجب أن تكون الأفكار مرتبة ومسلسلة بأسلوب صحيح وفقاً لموضوع الخطاب.
كتابة الخطابات الرسمية
كتابة الخطابات الرسمية

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *